| ■事前準備 |
(1)イベントを計画しよう！(2･3ヶ月前)
どんな内容のイベントにするのか？イベントの趣旨を決めよう。
主催者とスタッフの役割も決めよう。 |
(2)日程と出演者を決めよう！(2･3ヶ月前)
イベントを行う日と出演者を決めよう。出演して欲しいアーティストにオファーしたり、
出演希望しているアーティストを選抜したりしよう。ノルマやギャラが発生する場合や
その他の条件等はこの時に打ち合わせしておかないと後々のトラブルになりやすいので注意。 |
(3)場所を決めよう！(2･3ヶ月前)
日程･出演者決定と同じ時期にイベントを行う場所を決めよう。まずは空き状況・料金・レンタル可能時間・機材やその他条件をハコの担当者に説明してもらおう。
次に仮日程を押さえよう。そしてもう一度日程を持ち帰り、当日の出演者やスタッフの都合を確認し、ハコに「決定」の連絡をしよう。 |
(4)詳細を決めよう！(1･2ヶ月前)
イベント名・オープンスタートの時間・チケットの料金・チケットの発券枚数を決めよう。
時間を決める場合は仮想タイムテーブルを組んでみて考えるといいよ。チケットの料金を決める場合は、ハコ代やギャラが支払えるかということを常に頭に置いて、さらに出演者のラインナップやイベントチケットの相場なども考慮するとベター。チケットの発券枚数はハコのキャパも関係するのでかならず担当者に確認しよう。特に主催者側でチケット印刷する場合は確認必須です。 |
(5)ポスター・フライヤーを作成しよう！(1･2ヶ月前)
決まった詳細を記載したポスターやフライヤーを制作して、イベントの宣伝をしよう。
最近はパソコンで制作したものが多いけれど、イベントのカラーに合わせて心を込めて作成すれば手書きだってもちろんOK。まずはイベントをするハコに宣伝してもらえるように、ポスターやフライヤーを持っていこう。友達や友達の友達などを有効利用して、いろんなお店にポスターを貼ってもらったりしよう。チケットを委託販売してもらう際には、後々のトラブルを避けるためにも在庫管理の徹底と手数料を確認しよう。 |
(6)チケットを売ろう！(1･2ヶ月前)
チケットをそれぞれ出演者やスタッフに振り分けて、ガンガン売ろう。しかしながら、
無理な押し売りやチケット表面の書き換えは厳禁ですよ。注意してね。最大発券枚数を売り切ってしまった場合は追加発券することはできません。すべて「当日券」対応になります。 |
(7)タイムテーブルを決めよう！(1ヶ月前)
出演者の出順やそれぞれのプレイ時間を決めよう。まずはレンタル時間をオーバーしないように注意。次にバンドイベントの場合は転換時間を考慮しよう。イベントにトラブルはつきものです(笑)。時間いっぱいギリギリのタイムテーブルは組まず、
少し余裕があるくらいがちょうどいいですよ。 |
(8)機材等の打ち合わせをしよう！(1ヶ月〜2週間前)
主催者側で持ち込む機材やハコ側に貸してもらう機材などの打ち合わせをしよう。この時点で打ち合わせた以外の機材を当日持ち込んだりすることは出来ないのでしっかりと確認しよう。
また、ハコ側に機材を借りる時には機材費など追加料金がかかる場合もあるので注意。 |
(9)最終打ち合わせをしよう！(1〜2週間前)
タイムテーブルの最終確認を含め、当日の流れや機材の再確認、出演者へのタイムテーブル等の連絡、ハコ側スタッフとの最終打ち合わせ、主催スタッフの役割分担などをしっかり決め、当日に備えよう。 |
| ■イベント当日 |
(1)主催者およびイベントスタッフは入り時間に遅れないようにしよう。
(2) 挨拶は大きな声で元気にしよう。
(3) ハコのスタッフの指示に従い、タイムテーブルどおりの進行を心がけよう。
(4) 「イベントを楽しむ」という空気を自らで作り出そう。
(5) イベント終了後は速やかに清算に入ろう。
(6) 打ち上げまで仕切るのが主催者の仕事。いろんな人の以外な一面を見られるチャンス(笑)。最後まで楽しんで！
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 イベント虎の巻はどこのハコでも通用する、いわゆる一般的なイベント企画の流れを説明しました。
以下は「＃９で企画する」場合の、＃９側が承るサービスの一覧になります。 |
| ■事前準備 |
以下の料金はホールレンタル代に含まれます
・チケット発券（＃９チケット印刷・チケットぴあ発券代行）
・チケット販売委託(手数料はかかりません)
・ライブにいらっしゃるお客様からの問い合わせ対応
・タイムスケジュールの作成相談
*オプション
・フライヤー原本制作(\5000〜)
・ステッカー・イベント記念品のデザイン、注文代行(料金は要相談)
・バンド・DJ等のブッキング(料金は要相談) |
| ■イベント当日 |
以下の料金はホールレンタル代に含まれます
・音響、照明のオペレート(リハーサルも含む)
・機材(ドラムセット一式・ギターアンプ2台・ベースアンプ1台・ターンテーブル2台・ CDJ2台など。詳細は要問い合わせ)のレンタル
・受付カウンター(チケットのモギリ・ドリンク代の徴収・当日券の販売・チケット予約者の対応）
・ドリンクカウンター
・店外警備(店前溜り厳禁。あまりにもひどい場合はイベントの中止もありえます。)
・店内警備(当店はダイブ禁止。あまりにもダイブが多い場合はダイブ止めを配置します。)
・バックステージパスの発行
・ミーティングの司会(＃９を使用する上での注意事項・＃９スタッフの紹介など)
・セットリスト及び照明用セットリストの配布・管理
* オプション
・ビデオ撮影(＃９固定カメラで１バンド￥2000。音はライン録音。テープ込み。)
・出演者とスタッフにはドリンク料金割引の特典があります。(パス提示者のみ)
(アルコールドリンク通常500円→200円・ソフトドリンク通常300円→100円) |
| ■イベント主催者が必ず決定しなければならないこと(ご相談にはのります！) |
・出演バンド及びDJへの出演依頼交渉
・ イベント名の命名
・ オープン・スタートの時間
・ チケット発券枚数(＃９では最大２５０枚まで発券可能)
・ 前売り及び当日チケットの値段(「ドリンク付きか・ドリンク別か」も含む)
・ イベント本番中のタイムスケジュール(出順・演奏時間)
・ 出演者への諸連絡(重要) |
| ■主催者の当日の仕事 |
・タイムテーブルの厳守
・ 出演者への諸連絡の徹底
・ 物販物の管理(出演者側で管理してください。物販手数料は頂いておりません。)
・ 清算(イベント終了後)
・ イベントを楽しむこと！
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